Dstny Speak Up

Introductie en doelstelling

Hier wordt de Dstny-procedure beschreven voor het melden van ernstige strafbare feiten via het Dstny Speak Up-klokkenluidersysteem.

De doelstellingen van Dstny Speak Up en deze informatiepagina zijn:

• Personen aanmoedigen om vermoedens van ernstige misdrijven zo snel mogelijk te melden in de wetenschap dat hun zorgen serieus zullen worden genomen en zo nodig zullen worden onderzocht en dat hun geheimhouding zal worden gerespecteerd.
• Personen advies geven over de manier waarop zij hun zorgen kunnen uiten.
• Personen geruststellen dat zij in staat moeten zijn oprechte zorgen te uiten zonder bang te hoeven zijn voor represailles, zelfs indien zij het bij het verkeerde eind blijken te hebben
• De procedure vaststellen voor de afhandeling van meldingen door klokkenluiders via het klokkenluidersysteem van Dstny.

Toepassing

De klokkenluidersregeling kan door de volgende personen worden gebruikt om ernstige overtredingen of vermoedelijke ernstige overtredingen te melden:

• Alle werknemers in een professionele context, d.w.z. werknemers, zelfstandigen, vrijwilligers, stagiairs, directeuren, leden van de raad van bestuur van Dstny, aandeelhouders van Dstny en leden van toezichthoudende instanties;
• Onafhankelijke derde contractanten, onderaannemers en leveranciers;
• Ex-werknemers en toekomstige werknemers, zijnde alle personen die overtredingen melden in een professionele context in plaats van in een privé-context.
• Dstny moedigt aan dat ernstige overtredingen worden gemeld via Dstny Speak Up. Er wordt echter benadrukt dat het systeem een vrijwillig alternatief is voor de gewone interne kanalen, zoals het lokale management, de lokale HR-verantwoordelijke, de groepsdirectie of de juridische afdeling van de groep.

Dstny moedigt zijn personeel aan om gebruik te maken van het klokkenluidersysteem en om alle klokkenluiders te beschermen die te goeder trouw een melding doen. Dergelijke personen zullen niet worden geconfronteerd met enige nadelige behandeling of nadelige gevolgen.

Het klokkenluidersysteem is geen noodlijn. Zaken die een onmiddellijke bedreiging vormen, d.w.z. wanneer de gezondheid of het leven in gevaar is, moeten via de gebruikelijke noodkanalen worden gemeld.

Soorten ernstig wangedrag op de werkplek:

• Omkoping
• Pesten
• Belangenverstrengeling
• Corruptie
• Discriminatie
• Vervalsing
• Fraude
• Gezondheid/Veiligheid/Milieu
• Wangedrag
• Inbreuk op beleid/procedure
• Seksuele intimidatie
• Diefstal
• Schending van de gedragscode

Melden

Personen kunnen wangedrag melden via Dstny Speak Up op deze webpagina.

U kunt wangedrag in meerdere talen melden: Deens, Nederlands, Engels, Frans en Zweeds.

De klokkenluidersdienst is onafhankelijk en uitbesteed aan Deloitte, als externe en onafhankelijke derde partij van Dstny. De dienst is 24/7 beschikbaar.

Na screening van de melding en beoordeling wordt de melding doorgestuurd naar een vertegenwoordiger van Dstny, die de zaak verder zal onderzoeken.

Anonimiteit

Personen die een incident of een geval van wangedrag melden, zijn vrij om de anonimiteit te kiezen waaraan zij de voorkeur geven:

1. Personen kunnen ervoor kiezen om volledig herkenbaar te zijn en informatie te verstrekken over hun identiteit en betrokkenheid bij het incident dat wordt gemeld.

2. Personen kunnen ervoor kiezen om hun identiteit of gegevens te delen met Deloitte, als een derde partij, die deze informatie niet zal delen met Dstny.

3. Personen kunnen ervoor kiezen om volledig anoniem te blijven en hun veiligheid te waarborgen door hun identiteit niet bekend te maken aan Dstny of Deloitte. Het is belangrijk om zoveel mogelijk informatie te verstrekken om verkeerde informatie te voorkomen, maar de klokkenluider zal via het platform kunnen communiceren en de nodige verduidelijkingen over zijn zaak kunnen geven, zonder dat hij zijn privégegevens in de bekendmaking hoeft te vermelden.

Feedback

In overeenstemming met de richtlijnen van de Europese Raad is Dstny verplicht om binnen 3 maanden te reageren op meldingen van klokkenluiders (met de mogelijkheid om dit te verlengen tot 6 maanden onder bepaalde omstandigheden).

De vertegenwoordigers van Dstny zullen terugkomen met feedback over de voortgang, of het besluit dat is genomen met betrekking tot het gemelde wangedrag.

Personen hebben vrij toegang tot het Dstny Speak Up-platform, zonder enige beperking. Na indiening van hun melding ontvangen zij een gebruikersnaam en wachtwoord om verder toegang te krijgen tot de website en feedback over hun zaak te lezen, of indien van toepassing, nieuwe informatie en bewijsmateriaal toe te voegen aan hun eerder gemelde dossier.